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VIC260528 · Multi-site property operations

Multi-Park
Operations
Control

把 30+ 个现场经理的收租、维修、notice 和纠纷处理，变成 Head Office 可以实时追踪的标准化闭环。

2000 tenants under management
30+ site managers in the field
2 Head Office full-time managers

01 · Core pain

不是事情没人做，而是 Head Office 看不见事情怎么完成

现场靠 email、pad、扫描件、口头沟通和人工登记推进，最后可能 finish，但过程不透明，证据链不完整。

  • 现场动作没有统一记录入口
  • 付款、维修、notice 分散在不同渠道
  • 办公室只能事后拼图，难以及时判断风险
Head Office
Rent
Repairs
Notices
Incidents

02 · Rent ledger

把钱、租户、日期、收款人和银行入账连成一条线

每一笔 e-transfer、cheque、cash 都进入统一租金台账，减少漏登、重复、延迟和对账不清。

01 Site records payment

现场经理记录租户、金额、方式和日期。

02 Deposit evidence

支票、现金和 slip 上传到同一条记录。

03 Office reconciliation

系统记录、deposit slip 和 bank statement 对齐。

04 Overdue follow-up

未付租户进入 payment plan 和 follow-up 队列。

03 · Maintenance loop

$200 以下也要有记录，$200 以上自动进入审批

他们现在不求复杂成本控制，但必须知道问题谁报、谁处理、花了多少、有没有照片、是否重复发生。

  • 小维修可以快速 finish，但保留历史
  • 超过阈值自动提交 Office 审批
  • 照片、invoice、receipt 和完成状态归档
Water leak · Lot 18

$86 · Completed by site

Electrical repair · Lot 42

$420 · Office approval required

Road gravel · North lane

$175 · Receipt attached

$200

approval threshold

04 · Maintenance Capture

现场经理用手机提交维修证据，Head Office 实时看全局状态

维修前后照片、费用、供应商、联系方式和小票都进入同一张工单，办公室 dashboard 按 site 追踪 pending、approved 和 completed。

Site Manager New repair

Issue photos

Before Water damage
After Fixed panel
Before / After
Head Office repair dashboard All sites · Maintenance status

Today

14 open
6 approval
22 completed
Site Issue Cost Status
Maple Ridge Water leak · Lot 18 $186 Completed
Riverbend Electrical panel · Lot 42 $420 Needs approval
North Lake Deck repair · Lot 7 $95 Receipt review

05 · AI Multimodal Intake

AI 把照片、小票和录音直接变成结构化记录

现场经理不需要慢慢打字。拍照、上传小票、录一段纠纷说明，系统自动抽取金额、描述、供应商和行动建议，减少 office 反复追问。

Photo recognition 维修现场照片

识别漏水、破损、维修前后状态

Receipt OCR $186.40 · Pipe fitting

读取金额、描述文字和日期

Voice note to incident summary 2:14 audio note

把现场纠纷录音整理成 case summary

AI Multimodal recognition
Structured work order Lot 18 · Water leak
Amount $186.40
Vendor extraction North Shore Plumbing
Contact 604-555-0188
Next step Office review not required

AI 先完成资料整理，现场经理只需要确认，Head Office 看到的是可搜索、可审批、可追踪的数据。

06 · Notice / incident

把合规风险变成可追踪的 case timeline

租金 notice、邻居投诉、疑似违法行为和现场纠纷，都需要签字、送达证明、Office 指示和后续跟进。

1 Complaint logged

来源、时间、租户和证据先入库。

2 Office direction

Head Office 给处理方案，不靠口头散落。

3 Notice issued

签字、送达和附件自动归档。

4 Follow-up tracked

后续动作进入提醒和审计记录。

07 · Permission model

集中管理，分区执行，每个人只看到自己该看的数据

30+ 个现场经理不能共享同一套权限。系统要让现场只执行，Office 看全局、审批、对账和追责。

Role Camp data Approval Global view
Site manager Own park Request No
Repair office All repairs Yes Limited
Head Office All parks Yes Yes

08 · Proposed first phase

第一阶段只做三个闭环，先让 Office 少靠 email 追问

Operations Control Layer single source of truth
Rent + reconciliation

payment status, deposit evidence, overdue list

Repairs + approval

photos, receipts, threshold workflow

Notice + incidents

signed documents, proof, follow-up timeline

OpenDeed solution provider logo

Implementation principle

Standardize the field. Free the office.

先把现场经理每天发生的关键动作标准化记录下来，Head Office 才能实时查看、审批、追踪、对账和留证。

Rent closed loop Repair audit trail Notice evidence chain Role-based control